Vedtægter for Søllerød Orienteringsklub.

§ 1 Navn og hjemsted

Klubbens navn er Søllerød Orienteringsklub, med "binavnet" Rudersdal Orienteringsklub.
Klubben er medlem af Dansk Orienterings-Forbund (DOF) under Danmarks Idræts-Forbund (DIF).
Klubbens hjemsted er Søllerød Kommune/Rudersdal Kommune.

§ 2 Formål

Klubbens formål er - indenfor de rammer, som DOF´s love og regler sætter - at skabe de bedst mulige betingelser for medlemmer til at dyrke orienteringsidræt (fod-O-løb, ski-orientering og MTB-O (mountainbike-orientering), herunder at samle alle, der er interesserede i orienteringsidrætten.

§ 3 Medlemmer

Som medlem kan optages enhver, der kan tilslutte sig klubbens formål og som ikke er i restance til klubber under DIF. Klubben optager såvel aktive som passive medlemmer.
Ethvert medlem er forpligtet til at overholde DOF´s love og regler.
Kun aktive medlemmer kan repræsentere klubben i konkurrencer.
De aktive opdeles i ungdomsmedlemmer og seniormedlemmer. I det kalenderår, hvor et medlem fylder 25 år, sker overgang til seniormedlem pr. 1. januar.

§ 4 Indmeldelse

Indmeldelse og ændring af medlemsstatus fra eller til henholdsvis aktivt eller passivt medlem skal ske skriftligt til klubbens formand, eller den person, som klubbens bestyrelse har bemyndiget til at modtage indmeldelser.

§ 5 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til klubbens kasserer.
Ved udmeldelse har medlemmet intet krav på betalt kontingent.
Endvidere skal medlemmet ved udmeldelse afvikle eventuel kontingentrestance, startafgifter og andre udgifter, som klubben har udlagt.

§ 6 Generalforsamling

Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed. En generalforsamling kan enten være ordinær, jf. § 7 eller ekstraordinær, jf. § 8.

Indkaldelse til ordinær generalforsamling foretages af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel.

Indkaldelsen skal indeholde oplysninger om tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen.

Indkaldelsen skal ske ved særskilt udsendelse til samtlige klubbens medlemmer og/eller ved offentliggørelse i klubbens officielle medlemsblad. Indkaldelsen kan supplerende ske på klubbens hjemmeside og ved opslag i klublokalerne.

Alle klubbens medlemmer har adgang og taleret på generalforsamlingen. Alle klubbens aktive medlemmer, jf. § 3, der ikke er i kontingentrestance, har - uanset alder - stemmeret.

Stemmeret kan ikke udøves ved fuldmagt.

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

Til ændring af vedtægterne, herunder sammenlægning med andre klubber og opløsning eller nedlæggelse af klubben, kræves, at både 2/3 af alle de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget og at 1/2 af klubbens aktive medlemmer er fremmødt på generalforsamlingen. Er der ikke fremmødt et tilstrækkeligt antal aktive medlemmer på generalforsamlingen, men er forslaget vedtaget med det nødvendige flertal på 2/3, skal klubbens bestyrelse inden 6 uger herefter have afholdt en ekstraordinær generalforsamling. Her kan forslaget vedtages med simpelt stemmeflertal uanset antallet af fremmødte.

Afstemninger og valg skal være skriftlige, hvis mindst 5 medlemmer forlanger dette.

§ 7 Ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar eller marts måned med følgende dagsorden:

1.Valg af dirigent og referent. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen.

2.Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsesberetningen for det seneste kalenderår forud for generalforsamlingen.

3.Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab, jf. § 11 for det seneste kalenderår.

4.Fremlæggelse af budget for det kommende år.

5.Fastsættelse af næste års kontingentsatser for ungdom-/senior-/familie- og passivt medlemskab.

6.Behandling af indkomne forslag.

For at kunne behandles skal forslag være modtaget i skriftlig form af bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingsdatoen. Senest 10 dage før afholdelsen af generalforsamlingen skal modtagne forslag være offentliggjort på klubbens hjemmeside og ved opslag i klublokalerne. Eventuelt suppleret med direkte udsendt meddelelse.

7.Valg af formand, kasserer og bestyrelsesmedlemmer :

a.Formand (lige år), for 2-årig periode
b.Kasserer (ulige år), for 2-årig periode
c.Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne - udskiftning efter 2-årig periode ifølge bestyrelsens turnusplan.
d.2 revisorer for 1 år
e.2 bestyrelsessuppleanter for 1 år
f.1 revisorsuppleant for 1 år
8.Eventuelt


§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Indkaldelse skal ske med et varsel på mindst 14 dage. Indkaldelsen skal angive dagsorden og de forslag, der ønskes behandlet.

Såfremt mindst 10 af klubbens aktive medlemmer samtidigt skriftligt overfor bestyrelsen forlanger indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling, skal bestyrelsen inden 6 uger efter modtagelsen have afholdt en sådan. Indkaldelsen skal angive dagsordenen og de forslag, der skal behandles.

Indkaldelsen skal ske ved særskilt udsendelse til samtlige klubbens medlemmer og/eller ved offentliggørelse i klubbens officielle medlemsblad. Indkaldelsen kan supplerende ske på klubbens hjemmeside og ved opslag i klublokalerne.


§ 9 Bestyrelsen

Bestyrelsen vælges af den ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen består af mindst 3 personer (formand, kasserer og et bestyrelsesmedlem) og højst 8 personer (formand, kasserer og 6 bestyrelsesmedlemmer).

Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv - eventuelt med en næstformand, som ved formandens fravær kan lede bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsens valgperioder fremgår af § 7 , pkt. 6.

Bestyrelsen sørger for at medlemskartoteket føres.

Bestyrelsen fører en kortfattet protokol med mødereferat og bestyrelsesbeslutninger.

I tilfælde af at et bestyrelsesmedlem afgår i utide indtræder en suppleant. Skulle bestyrelsen komme under 3 medlemmer, kan bestyrelsen enten selv supplere sig med et medlem, som sidder perioden ud, eller vælge at indkalde til ekstraordinær generalforsamling med valg af nyt bestyrelsesmedlem som eneste punkt.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når det er nødvendigt, dog mindst 3 gange om året. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

§ 10 Tegningsforhold

Klubben tegnes udadtil af formanden og kassereren i fællesskab. Ved salg og pantsættelse af fast ejendom samt optagelse af lån tegnes klubben dog af den samlede bestyrelse.

Den samlede bestyrelse kan give enkelte medlemmer fuldmagt.


§ 11 Regnskab og revision

Klubbens regnskabsår er kalenderåret.

Klubbens midler placeres fortrinsvis på konto i anerkendt pengeinstitut. For hensættelsers vedkommende placeres midler på aftalekonto, i obligationer og/eller aktier. Midler kan også placeres - i et for klubbens drift - passende lager af løbetøj og evt. andre materielle ting.

Kassereren fører regnskabet i overensstemmelse med god regnskabsskik i idrætsklubber.

Regnskabet skal til enhver tid vise klubbens drift, aktiver og gæld.

Regnskabet revideres af de generalforsamlingsvalgte revisorer. Revisorerne er til enhver tid berettiget til at kræve samtlige bilag til regnskabet udleveret og kræve kassebeholdningen forevist. Revisorerne er pligtige til straks at gøre formanden opmærksom på eventuelle uregelmæssigheder i kassererens regnskabsførelse og øvrige dispositioner.

Revisorerne skal påtegne årsregnskabet med deres bemærkninger.


§ 12 Restance

Såfremt et medlem er i restance til klubben, kan bestyrelsen beslutte at slette medlemmet.

Det er dog en betingelse, at medlemmet har fået en skriftlig meddelelse om restancens størrelse og en frist på 4 uger til at betale den. Meddelelsen skal endvidere angive, at manglende betaling af restancen kan føre til sletning som medlem.

Sletning af medlem kan opfølges af indberetning til DOF.

Genoptagelse i klubben kan kun ske ved bestyrelsesbeslutning og efter at det slettede medlem har betalt sin gæld til klubben.


§ 13 Eksklusion

Klubbens bestyrelsen kan - hvis 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for - ekskludere et medlem, der groft har tilsidesat sine medlemspligter eller har optrådt groft illoyalt over for klubben og dens vedtægter.

Forinden eksklusion skal medlemmet have ret til at komme med en udtalelse overfor bestyrelsen. Et ekskluderet medlem har endvidere ret til at kræve eksklusionen optaget som et særligt punkt på den førstkommende ordinære generalforsamling. Det ekskluderede medlem har adgang til denne generalforsamling.

Eksklusion opfølges af indberetning til DOF.


§ 14 Sammenlægning, opløsning og nedlæggelse

Sammenlægning med en anden forening med beslægtet formål, herunder kollektiv indmeldelse af samtlige medlemmer i en sådan forening, kan besluttes på samme måde som vedtægtsændringer,

jf. § 6. Klubbens aktiviteter videreføres da i den nye forening og klubbens formue overføres til den nye forening.

Opløsning eller nedlæggelse ved ophør af klubbens aktiviteter besluttes ligeledes på samme måde som vedtægtsændringer, jf. § 6. Klubbens formue fordeles da til idrætslige formål efter bestyrelsens skøn, dog primært til gavn for idrætsaktiviteter for ungdommen i Søllerød Kommune/Rudersdal Kommune.

Vedtaget på klubbens stiftende generalforsamling, tirsdag den 12. juni 1990
og ændret ved den ordinære generalforsamling, mandag den 14. marts 1994
og den ekstraordinære generalforsamling den 15. april 1994
og ændret ved den ordinære generalforsamling, tirsdag den 27. februar 2001
og ændret ved den ordinære generalforsamling, 22. februar 2005
og vedtaget på den efterfølgende ekstraordinære generalforsamling, 7. april 2005.